10 boas práticas de segurança de e-mail

O e-mail é uma ferramenta essencial para a comunicação corporativa, mas também é uma das principais portas de entrada para ataques cibernéticos. Empresas de todos os tamanhos enfrentam riscos como phishing, malware e vazamento de dados, que podem comprometer operações e causar danos financeiros e reputacionais.

Portanto, implementar boas práticas de segurança de e-mail é fundamental para proteger dados sensíveis e garantir a continuidade dos negócios. Neste artigo, apresentamos 10 estratégias eficazes para fortalecer a segurança de e-mail em sua empresa, ajudando analistas de TI e gestores a prevenir ameaças de forma proativa.

Veja como a HSC Labs melhorou a segurança de e-mail do MP-Bahia

Por que a segurança de e-mail é importante

A comunicação por e-mail está no centro das operações empresariais, mas sua popularidade o torna um alvo frequente de ataques. Segundo a CISA, a agência de ciberdefesa dos Estados Unidos, mais de 90% dos ataques cibernéticos bem sucedidos começam com um e-mail de phishing.

Ou seja, o e-mail é a porta de entrada para uma ampla gama de ameaças, incluindo roubo de credenciais e ransomware. Isso é agravado pelo fato de que os usuários “caem” em um golpe de phishing muito rapidamente: menos de 60 segundos, segundo dados da Verizon.

E, depois que o ataque é consumado, há o risco de um vazamento de dados, algo que tem um alto custo financeiro e de reputação. Segundo o relatório Cost of a Data Breach 2023, da IBM, o custo médio de um vazamento de dados no Brasil é de mais de US$ 1 milhão por incidente.

Principais ameaças à segurança de e-mail

Phishing

Nos ataques de phishing, os criminosos criam e-mails quase idênticos aos de remetentes confiáveis, como lojas e órgãos do governo, para tentar enganar o destinatário. Muitas vezes, as mensagens incluem links e anexos maliciosos. O objetivo costuma ser roubar credenciais, informações financeiras ou outros dados sensíveis.

Ransomware

O ransomware é um tipo de malware que criptografa os dados da empresa e exige um pagamento (geralmente em criptomoeda) para restaurar o acesso. Em 2024, várias empresas no Brasil foram vítimas de ataques desse tipo, como a Vivara e a Lojas Marisa.

Essa é uma ameaça importante que tem o e-mail como principal vetor: normalmente, o ransomware é “escondido” em anexos maliciosos ou links enviados por e-mail.

Comprometimento de e-mail corporativo (BEC)

Business Email Compromise (BEC) é um tipo sofisticado de phishing em que os atacantes se passam por executivos ou funcionários da empresa para enganar os destinatários e fazê-los transferir dinheiro ou informações sensíveis.

Esses ataques geralmente visam departamentos financeiros e costumam resultar em grandes perdas financeiras, sendo um dos mais perigosos para empresas, segundo o FBI.

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Boas práticas de segurança de e-mail

A seguir, apresentamos 10 boas práticas detalhadas para ajudar empresas a garantir a segurança de suas comunicações por e-mail.

1. Implemente autenticação multifator (MFA)

A autenticação multifator é uma das formas mais eficazes de evitar acessos não autorizados. Ela exige que os usuários confirmem sua identidade por meio de dois ou mais fatores, como uma senha e um código enviado ao celular. Mesmo que um invasor consiga obter as credenciais de login, o MFA dificulta que ele acesse a conta sem o segundo fator de autenticação.

Portanto, a recomendação é que as empresas implementem o MFA em todas as contas de e-mail corporativas, especialmente em serviços baseados na nuvem, como Microsoft 365 e Google Workspace. Além disso, é importante garantir que os colaboradores compreendam a importância desse recurso e saibam configurá-lo corretamente, reduzindo o risco de vulnerabilidades humanas.

2. Invista em soluções avançadas de segurança de e-mail

Soluções de segurança de e-mail, com antispam e antiphishing, são essenciais para bloquear mensagens indesejadas antes que cheguem às caixas de entrada. As mais modernas, como o MailInspector, da HSC, utilizam inteligência artificial e aprendizado de máquina para identificar padrões suspeitos e impedir que e-mails maliciosos passem pelos filtros.

Além disso, recursos antiphishing são fundamentais para detectar links e anexos maliciosos, protegendo os colaboradores contra ataques direcionados. Ao integrar essas soluções ao ambiente corporativo, as empresas reduzem significativamente o risco de ataques originados por e-mail.

3. Configure SPF, DKIM e DMARC

SPF, DKIM e DMARC são protocolos de autenticação que ajudam a proteger o domínio da empresa contra spoofing e falsificação de e-mails. Implementar e configurar corretamente essas tecnologias garante que mensagens maliciosas que tentam se passar pelo domínio da empresa sejam bloqueadas.

Além disso, essas práticas ajudam a proteger a reputação da organização, evitando que seus clientes e parceiros sejam alvos de phishing ou spam.

4. Use criptografia de e-mails de ponta a ponta

A criptografia de e-mails é uma prática indispensável para proteger informações confidenciais durante a transmissão. Com a criptografia ponta a ponta, apenas o remetente e o destinatário podem acessar o conteúdo da mensagem, mesmo que ela seja interceptada.

Empresas que lidam com dados sensíveis, como informações financeiras ou registros médicos, devem priorizar o uso de criptografia. Além de garantir a confidencialidade, essa prática ajuda a cumprir regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

5. Monitore e analise o tráfego de e-mails

Monitorar o tráfego de e-mails em tempo real permite que empresas identifiquem e respondam rapidamente a atividades suspeitas, como tentativas de envio de mensagens fraudulentas ou acessos anormais às contas. Ferramentas de monitoramento avançadas, normalmente incluídas em softwares de segurança de e-mail, podem detectar padrões de comportamento que indicam possíveis ataques.

Além disso, análises periódicas do tráfego de e-mails ajudam a identificar tendências de ameaças e melhorar políticas de segurança. Essas informações são valiosas para ajustar configurações de filtros e proteger a infraestrutura corporativa.

6. Crie políticas claras de segurança de e-mail

Definir políticas claras e acessíveis sobre o uso seguro do e-mail é fundamental para reduzir riscos. Essas políticas devem incluir orientações sobre o uso de senhas fortes, a identificação de mensagens suspeitas e a proibição de compartilhamento de credenciais.

Além disso, é importante que essas regras sejam revisadas regularmente para refletir novas ameaças e mudanças tecnológicas. Empresas também devem disponibilizar essas informações de forma acessível e garantir que todos os colaboradores estejam cientes das políticas.

7. Promova treinamentos e conscientização em segurança

A educação dos colaboradores é uma das melhores defesas contra ataques cibernéticos. Treinamentos regulares sobre segurança de e-mail ajudam a conscientizar a equipe sobre ameaças como phishing e malware. Além disso, simulações práticas podem preparar os funcionários para identificar e responder adequadamente a tentativas de ataque.

Investir em um programa de conscientização demonstra o compromisso da empresa com a segurança e reduz a probabilidade de erros humanos, que são frequentemente explorados por cibercriminosos.

8. Implemente backups regulares

Manter backups regulares dos e-mails garante que informações importantes possam ser recuperadas em caso de ataque ou falha técnica. Esses backups devem ser armazenados em locais seguros, preferencialmente fora da rede principal, para protegê-los contra ransomware e outras ameaças.

Além disso, é importante testar periodicamente os backups para garantir que os dados possam ser restaurados sem problemas. Ter uma estratégia sólida de recuperação de desastres pode fazer a diferença em momentos críticos.

9. Integre sua proteção de e-mail a outras soluções de segurança

Integrar sua proteção de e-mail com outras soluções, como SIEM (Gerenciamento de Eventos e Informações de Segurança) e antivírus, permite uma visão mais ampla do ambiente de segurança. Essas integrações possibilitam o compartilhamento de dados entre sistemas, ajudando a identificar ameaças avançadas que envolvem múltiplos vetores.

Ao centralizar informações de segurança, as empresas podem tomar decisões mais rápidas e eficazes, fortalecendo a proteção contra ataques sofisticados.

10. Revise políticas e ferramentas periodicamente

O cenário de cibersegurança muda rapidamente, e práticas que eram eficazes no passado podem se tornar obsoletas. Revisar regularmente as políticas de segurança de e-mail e atualizar ferramentas garante que a empresa esteja preparada para novas ameaças.

Além disso, auditorias internas e externas ajudam a identificar pontos fracos e propor melhorias. Essa prática não só fortalece a segurança, mas também demonstra conformidade com regulamentações como a LGPD.

Mailinspector: solução de segurança de e-mail

Para empresas que buscam proteção abrangente e eficiente, o MailInspector oferece uma solução completa para segurança de e-mail. Com 30 camadas de proteção e recursos avançados, como inteligência artificial, filtragem antispam e bloqueio de phishing, a ferramenta garante que ameaças sejam detectadas antes de causarem danos.

Além disso, o MailInspector atende às exigências da LGPD, oferecendo processamento local e anonimização de dados sensíveis. Sua integração com plataformas como Microsoft 365 e Google Workspace simplifica a implementação e eleva o nível de proteção da sua empresa.

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